忙しい「ビッグマン」にメールで頼み事をして返事をもらうために注意すべき５つのこと

 　最近は少なくなったけれど、海外向けネット販売が珍しかったころ、海外向けネットショップのASPを提供させていただいていたこともあって、さまざまな問い合わせがメールで寄せられた。
　最初は一生懸命個別に答えていたし、会って直接話がしたいという方には、極力時間を空けて相談にのっていた。
　ASPを使っていただくためのビジネスと割り切っていたこともある。
　
　いまではそのASPをとくにおすすめはしていないので、お問い合わせに答えるとしたら、まったくのボランティアである。
　もちろん、誰かの役に立てる、自分の経験が役に立つことは嬉しい。
　が、ビッグマンでなくても、僕も、そしてたいていの人は忙しい毎日を送っている。
　講演会のような場を設定してくださって何人かのひとにまとめて情報を提供させていただけたらまだしも、個別に全部の相談におつきあいしていては時間がいくらあってもたりない。
　一番困るメールでの問い合わせは、「海外向けのネット販売についてお会いしてお話をお伺いしたい」というものだ。
　「自分で調べてみたが、この点がわからないので、教えて欲しい」と言ってくだされば、返事のしようもあるが、上のような依頼は返答に困る。
　がんばって時間をとっても、結局相談内容があいまいなままだったり、丁寧に情報を提供しても、その後、メールでお礼の一言もないひともいる。
　そんな理由で最近はそういうメールをいただいても、お断りすることが多くなった。

　さて、僕でさえもそんな状態なのだから、ビッグマン・ウーマンなら、そんな依頼やメールが洪水のごとく押し寄せているのだろう。
　だけど、もちろん、僕がどこかのビッグマン・ウーマンにお願いごとをしたいと思うこともあるだろう。(というか、もうすぐ、そういうことをしないといけないことになる）
　逆の立場になったら、相手のことを極力考えたアプローチを試みたいと思う。
　たまたま、そんなことを考えていたら、How to get a busy person to respond to your email(忙しい人からどうやってメールの返答をもらうか）という記事をみつけた。
　メールで忙しい人（ビッグマン・ウーマン）になにかを依頼するときに、どんな点を注意したらよいか、うまくまとめられており納得できたので要点だけ訳出した。
　僕のための覚えに。そして、誰かのお役に立てたら嬉しい。

（１）短く

相手は忙しい。とにかく短くすること。
理想的には数行程度にまとめる。
たいていの場合、書き手は読み手が実際に必要としているよりはるかに多い情報を詰め込んで伝えようとしてしまっている。
長いメールは後回しにされ、結局読まれないリスクがある。

（２）読みやすく明確なフォーマットで

長い文章は、短い文章に区切る。
自己紹介、依頼や質問、挨拶などの部分は、行空けなどを使って読みやすくする。

（３）何がして欲しいのか明確に

具体的に何がして欲しいのかはっきりと書くこと。
ブログを読んでフィードバックが欲しいのか、会って欲しいのか、誰かに紹介して欲しいのか、私のブログで紹介して欲しいのか。
長いメールを読んだ末、「わたしに何を望んでいるのですか？」と返事をすることがどれほど多いことか。

（４）あなたのリクエストに責任をもて

30秒あれば誰かにメールを送ることができる。
しかし、そのメールに返答するためには、1時間を超える「仕事」が必要かもしれないということを肝に銘じよ。
2分で返答できることなら、私はすぐに返事を書く。
「自分が始めたウェッブサービスを見てどんなことでもいいから感想を」と言われたら、たいへんだ。もっと具体的に書いてあれば、返事がしやすい。ビジネスモデルについてなのか、ウェッブのデザインについてなのか、文章についてなのか。
誰かのフィードバックが欲しいなら、相手に1時間、30分の仕事を強いるやり方ではなく、数分で答えれるように、具体的な、焦点を絞った質問をすべきだ。
あなたの悩み（たとえば、「もっとビジターを増やすためにはどうしたらよいだろうか」）をそのまま誰かに投げつけて、その返答を得ようとするのは愚かなことだ。

（５）なぜ時間をとってあなたを助けるべきなのか、その理由を示せ　

たくさんの人の相談にのってきたが、結局のところ、多くのひとは私のアドバイスをまともには聞かないし、人によっては、私のアドバイスがなぜ間違っているのかを論じたりする。また、1，2か月後にまたやってきて、同じ質問をする。
結果、最近は、誰の相談にのるべきか、誰の依頼を先にすべきかを、ますます慎重に考えるようになった。
そのために調べるのは、その相手が今までにどんな素晴らしいことをやってきたか、これからどんな素晴らしいことをしようとしているのか、だ。
メールをもらったとき、しばしば、 LinkedInでそのひとのプロフィールを調べる。
もし、過去に実績がなければ、自分がやろうとしていることを説明する良いウェッブサイトがあったほうが良い。

photo by Ken Douglas